Softwareauswahl Beratung – garantiert neutral und unabhängig!

Digitalisierung bedeutet analoge Prozesse in digitale Prozesse umzuwandeln. Daher ist die Softwareauswahl einer der zentralen und kritischsten Punkte! 

Egal ob Sie ein neues DMS, CRM, ERP, FIN, MES, TMS, LVS, BI usw. einführen wollen gibt es unzählige Risiken die das Projekt gefährden oder im schlimmsten Fall sogar scheitern lassen. 

Als starker Partner stehen wir Ihnen im gesamten Software Auswahlverfahren zur Seite und vertreten Ihre Interessen. 

Unser Vorgehensmodell – Softwareauswahlprozess

Nach der Projektbeschreibung, der Potenzial– und Prozessanalyse haben wir bereits ein gutes Grundgerüst mit vielen Kriterien erarbeitet, um im nächsten Schritt die Softwareauswahl in Angriff zu nehmen. 

Der Softwareauswahlprozess beginnt mit der Lastenhefterstellung, zu diesem Thema finden Sie hier einen Artikel von uns. Mit dem fertigen Lastenheft sollte nun eine Projektbeschreibung und ein Anforderungskatalog aufgesetzt werden, die es den Software-Anbietern leichter macht das Projekt zu verstehen.

Zudem kann man dadurch gezielt die verschiedenen Softwarelösungen miteinander vergleichen

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Die Marktanalyse und Marktrecherche

In diesem Schritt setzen wir auf den IT-Matchmaker ® in der Datenbank sind inzwischen 1.600+ verschiedene Softwarelösungen und 1.100+ Softwareanbieter mit einem eigenen Profil und 16.000+ Referenzprojekte vertreten.

Das Profil beinhaltet :

  • Referenzen
  • Kontakte
  • Technologien
  • Funktionen und viele exklusive Informationen

auf die Sie durch uns Zugriff bekommen.

Jeder Kunde erhält seinen eigenen Account und kann dadurch auch selbst recherchieren. 

Wir setzen auf 100%ige Transparenz und Neutralität! Wir bevorzugen keine Software und kein Unternehmen welches auf der Plattform gelistet ist. 

Wir geben keine Empfehlung ab, sondern helfen Ihnen dabei die Entscheidung abgesichert zu treffen.

Weitere Informationen zum Geschäftsmodell des IT-Matchmakers ® finden Sie hier.

Wie geht es dann weiter?

Der IT-Matchmaker ® dient nicht nur zur Marktanalyse, sondern bietet weitere zeitsparende und nützliche Funktionen für Ihr Projekt. 

Wir wickeln über die Plattform den kompletten Ausschreibungsprozess ab, verwalten Angebote der ausgewählten Software Anbieter und bekommen wertvolle Vergleichsdaten. Die größte Herausforderung bei der Softwareauswahl ist die fehlende Vergleichsmöglichkeit. Wenn man nur auf Google ®, Marketing der Anbieter, Empfehlungen von anderen Unternehmen, Geschäftspartnern oder NICHT-neutralen Beratern setzt.

Vertrauen ist gut – kontrollieren anhand von Zahlen, Daten, Fakten und individuellen Kriterien – ist besser!

Sie erhalten einen Top20 Report der zu bewertenden Anbieter inklusive Vergleichsanalyse mittels Grafiken zur Abdeckung Ihrer Anforderungen sowie einer Unternehmensanalyse.

Wofür brauchen wir dann also noch eine Softwareauswahl Beratung bei all den Informationen?

Durch unsere Erfahrung aus 65+ Digitalisierungs-Projekten wissen wir welche Punkte von Kunden gerne vernachlässigt, vergessen oder falsch bewertet werden.

Gerade diese Punkte führen häufig dazu, dass die Kosten im späteren Verlauf oder NACH Einführung der neuen Software explodieren können und man die gesetzten Ziele trotzdem nicht erreicht. Weiterhin sind wir die Schnittstelle zwischen Software Anbieter und Ihnen. 

Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand in der Kommunikation die ein so großes Projekt mit sich bringt.

Wir unterstützen Sie durch:

  • Termin Kontrolle und Überwachung – Projektverögerungen sind ärgerlich!
  • Korrekte Kostenaufstellungen – Versteckte Kosten werden von uns aufgedeckt!
  • Angebotsvergleiche – Sie haben zu jeder Zeit einen Überblick
  • Vertragsanalyse – Verträge dürfen nur wirklich das beinhalten was vereinbart wurde.

Durch unser Vorgehen minimieren wir gemeinsam Ihr Projektrisiko und maximieren Ihren Mehrwert.

Nutzwertanalyse – die 10 Jahres Kalkulation

Als Kunde profitieren Sie im weiteren Verlauf von unseren vorgefertigten Checklisten und standardisierten Methoden zur Analyse.

Wir erstellen eine 10-Jahres Kostenkalkulation für jedes erhaltene Angebot. Dort berücksichtigen wir Faktoren wie Initialkosten, Spesen, Entwicklungstage, Workshops, Updates, Schulungs- und Hardwarekosten und viele weitere .. inkl. den verbundenen internen Kosten.

Mit dem Ergebnis der 10 Jahres Kalkulation lassen sich jetzt fundierte Aussagen zur Qualität der verschiedenen Angebote treffen und eine Entscheidung vorbereiten.

Der Softwareauswahlprozess ist jetzt jedoch noch nicht abgeschlossen.

Workshops – hier trennt sich die Spreu vom Weizen!

Natürlich wollen wir jetzt die Software auch mal Live und in Action sehen! 

Zu diesem Zweck setzen wir mit Ihnen gemeinsam Workshops auf, zu dem wir die besten Software Anbieter einladen. Der Workshop dient dazu IHRE Prozesse in der Software zu zeigen und nachzubilden. Kosten und Analysen für eine Entscheidung wichtig, aber Bedienung, Prozessabdeckung, Anpassungsfähigkeit und die Umsetzungsfähigkeit in Ihrem Unternehmen ebenso. 

Als Berater planen und moderieren wir diese Workshops, beantworten Fragen der Softwareunternehmen und dokumentieren die erbrachte Leistung der präsentierenden Anbieter. 

Auch hier profitieren Sie wieder von unseren Checklisten zur Bewertung von Workshops die wir auch bei den Teilnehmern über eine Online Plattform erstellen.

Am Ende der Workshops haben wir dann einen sehr guten Eindruck bekommen von dem was die Software leistet und ob diese zu Ihren Prozessen passt! 

Gemeinsam mit der Bewertung der präsentierenden Mitarbeiter des Softwareanbieters, der vorgestellten Einführungsmethodik und den Projekt Werkzeugen haben wir nun die Grundlage, um nach einer finalen Ausschreibungsrunde die Entscheidung für den Finalisten zu treffen.

Zufriedene Kunden unserer Softwareauswahl Beratung

Die Vertragsverhandlung – Das erfolgreiche Ende der Softwareauswahl naht! 

Die Euphorie ist groß, die Entscheidung ist gefallen jetzt nur noch schnell den Vertrag unterschreiben …

Lassen Sie sich nicht blenden! 

Vergessen Sie nicht; bei der Vertragsverhandlung stehen Sie einem erfahren großen Unternehmen gegenüber. Als Partner weisen wir Sie auf etwaige Fallstricke und Risiken hin die im Vertrag lauern bzw. lauern können! 

Wir achten genau darauf, dass Vertragsbestandteile berücksichtigt werden.

Hierzu gehören:

Nutzungsrechte
  • Wer ist der Nutzer der Software?
  • In welchem Umfang ist die Nutzung erlaubt? Benutzer, Lokationen, Sprachen
  • Um was für eine Software handelt es sich? Standard, individuell, Open Source?
Leistungsbeschreibung
  • Welche Leistung erbringt der Anbieter? Installation/Einführung der Software
  • Welche Anpassungen der Software wurden vereinbart? Entwicklung/Zusatz Entwicklung von Software
Verfahrensregeln
  • Wie arbeiten die Vertragsparteien zusammen?
  • Welche Werkzeuge zur Planung, zum Controlling von Kosten, zu Prozessen und Funktionen, der Kommunikation und Dokumentation werden eingesetzt und wie?

Und viele weitere Bestandteile!

Unsere Erfahrung und Wissen in diesem Bereich ermöglicht Ihnen eine faire Vertragsgestaltung auf Augenhöhe!

Vor der Unterschrift stehen wir Ihnen in der Vertragsverhandlung bei und vertreten Ihre Interessen.

Wir bereiten uns gemeinsam auf die anstehende Verhandlung vor und weisen Sie auf wichtige Kriterien hin. Ein Mangel an Vorbereitung und Informationen wirkt sich IMMER negativ auf die Vertragskonditionen aus und kostet Sie somit bares Geld.

Abschließend ist eine Vertragsprüfung durch einen ausgewählten IT-Fachanwalt ein absolutes MUSS. Vertrauen Sie bei rechtlichen Angelegenheiten nicht nur dem Berater, sondern sichern Sie sich durch ein rechtsverbindliches Gutachten eines IT-Fachanwalts ab.

Auch hier stehen wir Ihnen mit weiterführenden Informationen und Kontakten zur Seite.

Sie haben jetzt einen besseren Einblick zu unserem Vorgehen bei der Softwareauswahl Beratung gewonnen.  Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für die kostenlose Erstberatung oder wenden Sie sich bei weiteren Fragen gerne an uns.

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Sprechen Sie mich an und gemeinsam machen wir Ihr Digitalisierungsprojekt zu einem Erfolg.

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Christoph Groß

Digitalisierungsberater

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