Lastenheft – Das Wichtigste zum Thema

Aktuelles

Was ist ein Lastenheft?

Definition:

Unverzichtbar für jedes Projekt ist das sogenannte Lastenheft.  In diesem Dokument wird beschrieben welche Anforderungen, Funktionen, Aufgaben oder andere Rahmenbedingungen erfüllt werden müssen, um das Gesamtvorhaben / Projektziel zu erreichen. Gerade bei der Einführung oder Entwicklung von Software ist es fahrlässig kein gut strukturiertes und lückenloses Lastenheft zu erstellen! Das Lastenheft wird IMMER vom Auftraggeber erstellt und wird anschließend an den Auftragnehmer übermittelt.

Was ist ein Pflichtenheft?

Definition:

Der Auftragnehmer erstellt aus Basis des erhaltenen Lastenhefts das Pflichtenheft. Dort sollte exakt beschrieben werden WIE die Anforderungen des Auftraggebers gelöst werden. Durch das Pflichtenheft hat der Kunde die Möglichkeit verschiedene Auftragnehmer / Dienstleister / Anbieter etc. miteinander zu vergleichen. Nur so schafft man es die nötige Transparenz für die Vertragsverhandlung als auch finanzielle Sicherheit und lückenlose Umsetzung der Vorgaben zu erreichen.

Unterschiede Lastenheft und Pflichtenheft

Kurz und knapp:

Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt.

Das Pflichtenheft wird auf BASIS des Lastenhefts vom Auftragnehmer erstellt.

Durch abschließenden Vergleich von Lasten- und Pflichtenheft ist es möglich einen wasserdichten Vertrag festzusetzen.

Inhalt und Aufbau

Welche Bestandteile sollte das Lastenheft beinhalten?

  • Unternehmensfragen an den Anbieter
  • Technische und funktionelle Anforderungen
  • Benötigte Schnittstellen
  • Eingesetzte Werkzeuge und Methoden
  • uvm.

Wie sollten die Anforderungen formuliert werden?

Setzen Sie unbedingt auf geschlossene Fragen! Beispiel:

Besteht eine Schnittstelle zu unserem eingesetzten CRM?

Die gewünschte und kürzeste Antwort aus Ihrer Sicht (des Auftraggebers) ist ein einfaches JA. Da ein Lastenheft je nach Größe des Projekts schnell hunderte verschiedener Punkte aufweist, die alle beantwortet werden müssen, ist es besser präzise Fragen zu stellen, um präzise Antworten zu erhalten.

Noch besser setzen Sie vergebene Antwortmöglichkeiten fest! Beispiel:

S = Im Standard enthalten und kann direkt umgesetzt werden

K = Kleine Anpassung von weniger als einem Tag

G = Große Anpassung mehrere Tage notwendig

N = Umsetzung ist nicht möglich

etc.

Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf, nur so können Sie am Ende effizient verschiedene Angebote miteinander vergleichen. Ebenso wichtig ist die Gewichtung Ihrer Anforderungen! Erstellen Sie auch hierzu eine passende Skala z.B. von A – Z ( A = Must have, Z = Nice to have).

Wie viele Kriterien enthält ein professionelles Lastenheft in der Regel?

Hier muss unterschieden werden ob das Projekt das ganze Unternehmen oder nur einzelne Abteilungen betrifft. Bei der Einführung z.B. einer neuen Speditionssoftware mit allen Funktionen zur Abwicklung und einer Unternehmensgröße von ca. 1.000 Mitarbeitern erreicht man schnell 1.500 bis 2.200 Kriterien. Betrachtet man „nur“ eine einzelne Abteilung mit ca. 30 Mitarbeitern sind es trotzdem schnell an die 750 Kriterien.

Ganz schön viel Aufwand und ohne Hilfe dauert dies in der Regel mehrere Wochen / Monate … wie geht es einfacher?

Lastenheft Vorlagen

Viele Auftragnehmer (Softwareanbieter, Dienstleister etc.) besitzen ihr eigenes Lastenheft und stellen es den Kunden zur Verfügung. Aber wollen Sie wirklich darauf vertrauen, dass hier all Ihre Anforderungen enthalten sind? Eher nicht …

Statt einer Vorlage könnten Sie auch einen Berater engagieren, der mit Ihnen zusammen ein INDIVIDUELLES Lastenheft von Grund auf erstellt. Sie werden erahnen, dass dieses Vorgehen sehr teuer, zeitintensiv und wenig effizient ist.

Die Beste Lösung ist eine Lastenheft Vorlage passend zu Ihrem Projekt und gleichzeitig individuell anpassbar! Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, viele Projekte ähneln sich in den Grundanforderungen und beinhalten deshalb IMMER dieselben Kriterien. Zudem stellen sie somit sicher nichts vergessen zu haben und sparen sich Zeit und Geld.

Woher aber bekommen Sie diese Vorlage? Die Antwort lautet ganz klar von einem unabhängigen und neutralen Berater. Dieser hilft Ihnen die individuellen Anforderungen Ihres Projekts gezielt und wasserdicht zu definieren.

Statt in mehreren Wochen oder sogar Monaten kann ein Lastenheft mit ca. 2.000 Kriterien innerhalb von 3-5 Tagen erarbeitet werden!

Lastenheft Beispiel

Hier finden Sie ein Beispiel zur Auswahl einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) aus unseren Vorlagen:

Die Investition lohnt sich, da vergessene Kriterien und Funktionen vom Auftragnehmer schnell als Change Request aufgenommen werden und die Kosten Ihres Projekts explodieren lassen kann. Eine gute Lastenheft Vorlage mit professioneller Unterstützung gibt Ihnen die notwendige (finanzielle) Sicherheit, ansonsten laufen Sie Gefahr vom Auftragnehmer „ausgespielt“ zu werden.

Vergessen Sie nicht: Der Auftragnehmer / Dienstleister führt unzählige Projekte im Jahr durch und weiß genau welche Einzelheiten im Lastenheft gerne mal vergessen werden…

Software zur Erstellung

Aufgrund fehlender Lösungen in diesem Bereich verwenden viele Unternehmen Office Programme wie Excel oder Word. Eine gute Idee sind Mind Map Programme wie z.B. Mindjet  mit der Sie Ihren Anforderungskatalog visualisieren können.

Die beste Lösung ist aus unserer Sicht eine Projektplattform über die sowohl die Lastenheft Erstellung, als auch die komplette Ausschreibung des Projekts durchgeführt werden kann. Deshalb setzen wir auf den IT-Matchmaker. Hier finden Sie über 1600 Softwareanbieter und Lösungen mit Unternehmensprofilen, Referenzen und Referenz-Projekten. Die Plattform bietet zudem die Möglichkeit die verschiedenen Softwareanbieter anhand von über 2.700 festgelegten Attributen zu vergleichen.

Fazit:

Das Lastenheft ist unabdingbar, wer keines erstellt oder wichtige Anforderungen vergisst trägt aktiv zum Scheitern des Projekts bei. Nur durch den Vergleich und systematische Kontrolle von Lasten- und Pflichtenheft erreichen Sie die notwendige finanzielle Sicherheit und Transparenz verschiedene Angebote miteinander vergleichbar zu machen!

 

Weiterführende Links und Artikel:

https://www.computerwoche.de/a/gescheiterte-it-projekte,2546218

https://de.wikipedia.org/wiki/Lastenheft

https://www.it-daily.net/analysen/7548-studie-belegt-in-70-der-unternehmen-scheitern-it-projekte-wegen-unterschiedlicher-planungssichten

 

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